PRAVIDLÁ OCHRANY A SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
CLIA agentúra s.r.o.
- ZÁSÁDY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
- ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
- AKÉ SÚ KATEGÓRIE PRÍJEMCOV VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?
- USKUTOČŇUJE PREVÁDZKOVATEĽ PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EÚ ?
- AKÉ SÚ OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA?
- BUDE PREVÁDZKOVATEĽ POUŽÍVAŤ OSOBNÉ ÚDAJE NA AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE?
- „COOKIES“
- AKÝMI PRÁVAMI DISPONUJETE V POSTAVENÍ DOTKNUTEJ OSOBY?
- POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ
- ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
- ZÁRUKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
……..
S účinnosťou odo dňa 25.5.2018 sú všetky osobné údaje spracúvané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov – ďalej len „Nariadenie“).
PREVÁDZKOVATEĽ: CLIA agentúra s.r.o., Bojná 329, 956 01 Bojná, IČO: 44 314 710 (ďalej len „Prevádzkovateľ“).
Kontaktné údaje zodpovednej osoby: info@clia.sk +421 903 939 005
1. ZÁSÁDY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa, po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania.
Prístup k Vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa, prípadne prevádzkovateľom určení sprostredkovatelia, ktorí spracúvajú osobné údaje na základe pokynov prevádzkovateľa a v mene prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje budú zálohované v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa.
V prípade, ak budú Vaše osobné údaje zálohované na záložných úložiskách, budú tieto údaje vymazané v súlade s jednotlivými pravidlami zálohovania. Údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na prechádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu.
2. ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ spracováva Vaše osobné údaje na nasledovné účely v závislosti od Vášho postavenia.
| Evidencia klientov | |
| Prevádzkovateľ v záujme udržiavania obchodných vzťahov a v záujme riadneho plnenia zmlúv, spracúva osobné údaje klientov, osôb oprávnených konať v ich mene prípadne poverených zamestnancov klientov | |
| Kategória dotknutých osôb | klient, osoba oprávnená konať v mene klienta, poverený zamestnanec klienta |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f): – oprávnený záujem Prevádzkovateľa: Hlavným oprávneným záujmom je evidencia klientov (zmluvná agenda) |
| Kategória osobných údajov | kontaktné údaje (meno, priezvisko, tel. číslo, e-mail) |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 12 mesiacov od ukončenia spolupráce |
| Kategória príjemcov | oprávnené orgány štátu, štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci |
| Obchodná činnosť – poskytovanie služieb v oblasti ochrany osobných údajov | |
| Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje klientov/zákazníkov na účely vybavenia objednávky, riadneho plnenia zmluvných povinností a poskytnutia služby | |
| Kategória dotknutých osôb | klient – zmluvný partner |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. b): – spracovanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo na základe žiadosti dotknutej osoby je nevyhnutné vykonať opatrenia pred uzatvorením zmluvy |
| Kategória osobných údajov | meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, e-mailová adresa, telefonický kontakt, obchodné meno, adresa sídla, IČO, DIČ; iné údaje nevyhnutné pre poskytnutie služieb na základe zmluvy |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 6 mesiacov od ukončenia spolupráce |
| Kategória príjemcov | oprávnené orgány štátu, štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci, sprostredkovatelia zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti GDPR |
| Obchodná činnosť – poskytovanie služieb v oblasti transferového oceňovania | |
| Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje klientov/zákazníkov na účely vybavenia objednávky, riadneho plnenia zmluvných povinností a poskytnutia služby | |
| Kategória dotknutých osôb | klient – zmluvný partner |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. b): – spracovanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo na základe žiadosti dotknutej osoby je nevyhnutné vykonať opatrenia pred uzatvorením zmluvy |
| Kategória osobných údajov | meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, e-mailová adresa, telefonický kontakt, obchodné meno, adresa sídla, IČO, DIČ; iné údaje nevyhnutné pre poskytnutie služieb na základe zmluvy |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 6 mesiacov od ukončenia spolupráce |
| Kategória príjemcov | oprávnené orgány štátu, štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci, sprostredkovatelia zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti transferového oceňovania |
| Obchodná činnosť – poskytovanie služieb v oblasti účtovnej a daňovej agendy | |
| Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje klientov/zákazníkov na účely vybavenia objednávky, riadneho plnenia zmluvných povinností a poskytnutia služby | |
| Kategória dotknutých osôb | klient – zmluvný partner |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. b): – spracovanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo na základe žiadosti dotknutej osoby je nevyhnutné vykonať opatrenia pred uzatvorením zmluvy |
| Kategória osobných údajov | meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, e-mailová adresa, telefonický kontakt, obchodné meno, adresa sídla, IČO, DIČ; iné údaje nevyhnutné pre poskytnutie služieb na základe zmluvy |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 6 mesiacov od ukončenia spolupráce |
| Kategória príjemcov | oprávnené orgány štátu, štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci, sprostredkovatelia zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti účtovníctva |
| Zasielanie obchodných oznámení – marketingová komunikácia | |
| Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje za účelom zasielania marketingových a obchodných oznámení na základe Vášho súhlasu.
V prípade ak ste našim klientom, Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje za účelom zasielania marketingových a obchodných oznámení na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa za nasledovných podmienok: |
|
| Kategória osobných údajov:
bežné osobné údaje (štatutárneho orgánu právnickej osoby v rozsahu- meno, priezvisko, funkcia, telefón, e-mail) (fyzická osoba podnikateľ- obchodné meno, meno, priezvisko, funkcia, telefón, e-mail) (fyzická osoba – e-mail) |
|
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. a): – súhlas dotknutej osoby: dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracovaním na jeden alebo viaceré konkrétne účely Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f): |
| Lehota na výmaz osobných údajov | Po dobu platnosti súhlasu – 36 mesiacov po dobu nevyhnutnú za účelom prieskumu spokojnosti klientov a následnej marketingovej komunikácie v súvislosti s poskytnutými službami |
| Kategória príjemcov | oprávnené orgány štátu, štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; partner zabezpečujúci zasielanie marketingovej komunikácie; |
| Kontaktný formulár | |
| Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje osôb za účelom kontaktovania prostredníctvom kontaktného formuláru | |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f) /oprávnený záujem Prevádzkovateľa/ Hlavným oprávneným záujmom je komunikácia s klientmi a návštevníkmi internetového sídla |
| Kategória osobných údajov: | bežné osobné údaje (meno, priezvisko, e-mailová adresa, predmet správy, ďalšie údaje uvedené v správe) |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do vybavenia požiadavky dotknutej osoby |
| Kategória príjemcov | štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; |
| Vedenie účtovníctva, spracovanie účtovnej a daňovej agendy | |
| Kategórie dotknutých osôb | osoby uvedené v účtovných dokladoch |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. c) /zákonná povinnosť vyplývajúca zo zákona č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov a zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov |
| Kategória osobných údajov: | bežné osobné údaje (meno, priezvisko, e-mailová adresa, predmet správy, ďalšie údaje uvedené v správe) |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 6 M od uplynutia 10 rokov od splnenia daňovej povinnosti |
| Kategória príjemcov | štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; |
| Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zmluvy, škody a iného právneho titulu | |
| Kategórie dotknutých osôb | fyzické osoby – účastník súdneho/exekučného konania resp. mimosúdneho vymáhania a osoby oprávnené konať v ich mene, dotknuté osoby, iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f): – oprávnený záujem Prevádzkovateľa: Hlavným oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov |
| Kategória osobných údajov: | osobné údaje (meno, priezvisko a adresa pobytu, adresa na doručovanie v elektronickej forme, podpis, ďalšie osobné údaje zistené alebo poskytnuté v priebehu vybavovania súdnych/mimosúdnych sporov, vymáhania náhrady škody a pohľadávok) |
| Lehota na výmaz osobných údajov | jednotlivé lehoty uchovávania sú rôzne od uplatňovaného práva/nároku v zmysle ustanovení §100-§114 zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka, minimálne 10 rokov |
| Kategória príjemcov | štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; advokát, exekútor, mediátor, súdy, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona; |
| Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a porušení ochrany podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, evidencia uplatnených práv dotknutých osôb podľa Kapitoly III a oznámení podľa čl. 33 a 34 Nariadenia 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | |
| Kategórie dotknutých osôb | dotknuté osoby, ktorých sa podanie na uplatnenie práva týka; dotknuté osoby, ktorých sa porušenie ochrany osobných údajov týka |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f): – oprávnený záujem Prevádzkovateľa: Hlavným oprávneným záujmom je evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a oznámení porušenia ochrany osobných údajov |
| Kategória osobných údajov: | bežné osobné údaje (údaje týkajúce sa uplatnenia práva, osobné údaje týkajúce sa prípadného porušenia ochrany) |
| Lehota na výmaz osobných údajov | do 6 M od uplynutia 5 rokov od uplatnenia práva resp. vzniku porušenia ochrany |
| Kategória príjemcov | štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona; |
| Zabezpečovanie správy siete (sieťová bezpečnosť, informačná bezpečnosť) | |
| Kategórie dotknutých osôb | klient/zákazník; dotknuté osoby, ktorých sa podanie na uplatnenie práva týka; dotknuté osoby, ktorých sa porušenie ochrany osobných údajov týka, osoby, ktoré prejavili záujem o kontaktovanie, osoby uvedené v účtovných dokladoch; |
| Právny základ | Nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/679, čl. 6, ods. 1., písm. f): – oprávnený záujem Prevádzkovateľa: Hlavným oprávneným záujmom je zabezpečenie sieťovej a informačnej bezpečnosti |
| Kategória osobných údajov: | bežné osobné údaje |
| Lehota na výmaz osobných údajov | jednotlivo podľa vymedzenej spracovateľskej operácie, kritérium na určenie – osobné údaje sa spracúvajú na pravidelnej báze v aktualizovanej podobe. |
| Kategória príjemcov | štatutárny orgán spoločnosti, poverené osoby- zamestnanci; subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona; |
3. AKÉ SÚ KATEGÓRIE PRÍJEMCOV VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?
- Oprávnené osoby/zamestnanci prevádzkovateľa/štatutárne orgány spoločnosti
- Partneri zabezpečujúci zasielanie marketingovej komunikácie
- Partner/i zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti GDPR
- Partner/i zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti transferového oceňovania
- Partner/i zabezpečujúci poskytovanie služieb v oblasti účtovníctva
- Subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona
4. USKUTOČŇUJE PREVÁDZKOVATEĽ PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EÚ ?
Prevádzkovateľ neuskutočňuje prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie mimo EÚ.
5. AKÉ SÚ OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA?
Prevádzkovateľ vykonal pred začiatkom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb tzv. test proporcionality (porovnávací test) pre každý nižšie uvedený oprávnený záujem, v ktorom posúdil jeho legitímnosť, nevyhnutnosť, vhodnosť, proporcionalitu ako aj aplikáciu primeraných záruk pre ochranu práv a slobôd dotknutých osôb.
Oprávnenými záujmami prevádzkovateľa sú v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia:
- Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a oznámení porušení ochrany osobných údajov
- Sieťová a informačná bezpečnosť
- Preukazovanie a obhajovanie právnych nárokov
- Prieskum spokojnosti a ďalšia marketingová komunikácia so zákazníkmi
- Evidencia klientov
6. BUDE PREVÁDZKOVATEĽ POUŽÍVAŤ OSOBNÉ ÚDAJE NA AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE?
Prevádzkovateľ nebude používať Vaše osobné údaje na automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
7. „COOKIES“
„Cookies“ sú malé textové súbory ukladané na Váš pevný disk počítača, môžu byť použité webovými stránkami, aby zefektívnili užívateľovu skúsenosť. Väčšina internetových prehliadačov automaticky tieto súbory prijíma. Prijímanie súborov cookies môžete kedykoľvek zmeniť prostredníctvom zmeny nastavenia Vášho webového prehliadača, vymazaním súborov cookies alebo zakázaním prijímania takýchto súborov.
8. AKÝMI PRÁVAMI DISPONUJETE V POSTAVENÍ DOTKNUTEJ OSOBY?
- Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícií, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
- Právo na opravu – prijímame primerané osobné opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť, a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícií. Ak si myslíte že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
- Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
- Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
- Právo na prenosnosť údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len tých osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
- Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
- Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel. č.: + 421 /2/ 3231 324; mail: dozor.@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk/uoou/. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok).
9. POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ A UPLATNENIE PRÁVA
Vaše žiadosti o rozsahu, oprávnenosti a ďalších informáciách, týkajúcich sa spracúvania osobných údajov alebo otázky o ochrane osobných údajov a práva môžete uplatniť u prevádzkovateľa na adrese: info@clia.sk alebo písomne na adresu CLIA agentúra s.r.o., Bojná 329, 956 01 Bojná, Slovenská republika. Vašu žiadosť vybavíme bezplatne okrem výnimky podľa čl. 15 ods. 3 Nariadenia najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.
10. ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ pri spracovaní osobných údajov dodržiava nasledujúce zásady:
- zásada zákonnosti
osobné údaje spracovávame len zákonným spôsobom a osobitne dbáme na to, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutých osôb a pri ochrane osobných údajov postupujeme v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
- zásada obmedzenia účelu
osobné údaje získavame len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nikdy ich nespracovávame spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
- zásada minimalizácie osobných údajov
spracúvame len tie osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú
- zásada správnosti
dbáme na to aby nami spracúvané osobné údaje boli správne, podľa potreby ich aktualizujeme a za týmto účelom máme prijaté primerané a účinné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili.
- zásada minimalizácie uchovávania
osobné údaje uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.
- zásada integrity a dôvernosti
osobné údaje vždy spracúvame iba spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov.
- zásada zodpovednosti
ako prevádzkovateľ pristupujeme zodpovedne k dodržiavaniu základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a vieme tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov na požiadanie úradu preukázať.
11. ZÁRUKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ prijal primerané personálne, organizačné a technické opatrenia, ktoré sú spracované v dokumentácii k ochrane osobných údajov.
Prevádzkovateľ vypracoval bezpečnostnú politiku a smernice upravujúce postup pri spracúvaní osobných údajov s osobitným dôrazom na ochranu práv dotknutých osôb.