Personalistika a mzdová agenda: Čo všetko to obnáša?

Pri pojme personalistika a mzdová agenda si mnoho z nás predstaví najmä vyplácanie miezd. Tieto aktivity sú však omnoho komplexnejšie a obšírnejšie ako len vykonávanie každomesačných platieb. Zahŕňajú prácu s citlivými dátami, komunikáciu s úradmi, vypracúvanie rôznych typov dokumentov a samozrejme neustály monitoring zákonov či vyhlášok. Čo všetko má teda na starosti mzdár či personalista?

 

 

Krok 1: Príprava dokumentov

Práca mzdára alebo personalistu začína ešte pred oficiálnym začiatkom pracovného vzťahu medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Predtým, ako zamestnanec nastúpi do práce, pripraví pracovnú zmluvu na základe osobných údajov, ku ktorým zároveň potrebuje doložiť podpísaný súhlas so spracovaním osobných údajov v súlade s GDPR. Pracovnú zmluva spoločne s ďalšími dokumentami ako napríklad vyhlásenie k nezdaniteľnej časti dane a daňového bonusu je potrebné odoslať na príslušné úrady. Podľa typu pracovného pomeru je potrebné pripraviť aj konkrétnu zmluvu, je teda rozidel, či príjmate zamestnanca na TPP alebo študenta na brigádu.

 

 

Krok 2: Registrácie

Každý zamestnanec musí byť prihlásený na príslušných úradoch, konkrétne na zdravotnej poisťovni a Sociálnej poisťovni, s ktorými mzdár ďalej komunikuje elektronicky.

Zamestnávateľ tiež musí uskutočniť nové prihlásenie do príslušnej zdravotnej poisťovne, ku ktorému je potrebné doložiť vypracovnú dokumentáciu Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. Okrem toho musí byť zamestnávateľ prihlásený na daňovom úrade, ak dovtedy nebol, a pokiaľ už bol v predchádzajcom období prihlásený, je povinný doplniť zmeny.

 

 

Krok 3: Ďalšie dokumenty

Každé zamestnanie a jeho špecifické aktivity si vyžadujú prípravu odlišných dokumentov. Podľa charakteru práce môžu zamestnanci potrebovať napríklad vypracovanie BOZP (bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci), OPP (ochrany pred požiarmi) či PZS (pracovná zdravotná služba). S tým súvisia napríklad aj školenia pre zamestnancov v rámci týchto opatrení. Pri konkrétnych povolaniach zase musíte vyžadovať aj lekárkse posudky o zdravotnej spôsobilosti. Všetky tieto dokumenty je následne potrebné evidovať.

 

 

Krok 4: Mesačné aktivity

Po vstupných aktivitách s každým novým zamestnancom nastáva čas na každomesačné, opakujúce sa aktivity. Tie sú z veľkej časti sústredené okolo vyplácania miezd. Neznamená to však len samotné vykonávanie prevodov, ale aj niekoľko sprievodných povinností. Ešte predtým, ako sa úhrada mzdy vykoná, je potrebné vypočítať čistú, hrubú a super hrubú mzdu a samozrejme aj všetky odvody, ktoré za zamestnanca platí firma a ktoré si platí sám. Všetky tieto údaje musia byť spracované vo výplatnej páske, ktorú dostáva každý zamestnanec a zároveň sa táto listina eviduje aj na účely neskorších daňových prikázaní či ročných zúčtovaní. Na výpočet miezd sa zväčša používajú účtovné programy, ktoré dokážu na základe správnych vstupných údajov vytvoriť všetky položky, ktoré potrebujete. V každej mzde je tiež potrebné zohľadniť prípadnú práceneschopnosť, pracovné cesty či dovolenky, ku ktorým je potrebné pripočítať prípadné náhrady alebo odpočítať zrážky. Súčasťou každomesačnej agendy je aj príprava a odosielanie výkazov do zdravotnej a Sociálnej poisťovne, ale aj na daňový úrad či na prípadné doplnkové dôchodkové sporenie.

 

 

Krok 5: Platby a evidencia

Po všetkých prípravných krokoch sa mzdár konečne dostane ku výkonu platieb. Každý mesiac musí pre všetkých zamestnancov uhradiť mdzu, preddavky do zdravotnej poisťovne a odvody do Sociálnej posiťovne. Takisto je potrebné uhradiť aj zrazenú daň zo závislej činnosti a prípadne platby do III.piliera či zrážky zo mzdy. Každá z týchto platieb sa vykonáva na iné číslo účtu.

Na začiatku nového roka prichádzajú na rad nové povinnosti, ktorými uzatvárame všetky aktivity minulého roku. Mzdár musí pripraviť dokumenty ako Hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti, ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti a potvrdenie o zaplatení dane pre každého zamestnanca. Do poisťovní je tiež potrebné odoslať ročné zúčtovanie zdravotného poistenia.

 

 

Krok 6: Neustály monitoring

Vo svete podnikania sa mnohé veci dokážu meniť závratnou rýchlosťou, platí to aj v prípade samotného účtovníctva či práve miezd. Mzdár alebo personalista musí nesutále držať krok s dynamickým svetom, ktorý sa mení a vyvíja. Sledovanie nových vyhlášok či úprav zákonov tak patrí do každodennej agendy. Len tak si môžete byť istí, že problematiku ovládate na najvyššej úrovni.

 

 

Krok 7: “Neviditeľné” aktivity

Do pracovnej náplne mzdára alebo personalistu však patrí aj niekoľko aktivít, o ktorých ste možno ani nevedeli. Ide o pravidelné a opakujúce sa práce, ktoré dotvárajú komplexnosť tejto sféry. Veľmi podstatnou časťou je totiž orientácia v zákonníku práce a ovládanie rôznych tém súvisiacich s organizáciou práce, času, príspevkov, odmienk, ochranných pomôcok či pracovného prostredia. Podľa odvetvia musí mzdár vedieť identifikovať aj prácu pre ženy a ich možnosti, ale aj pre telesne znevýhodnených zamestnancov.

Ide o veľmi dôležitú problematiku pretože v konečnom dôsledku týmto mzdár manažuje efektivitu pracovného času, čo môže firme v konečnom dôsledku ušetriť financie alebo naopak, môže pomôcť k lepším výkonom a teda zlepšeniu finančnej situácie celej firmy. Dodržiavaním predpisov o príplatkoch počas sviatkov, o stravnom a podobne zároveň predchádzate prípadným pokutám a chránite svoju firmu.

Samozrejmosťou je aj správne vypracovanie pracovných zmlúv, výpovedí, pracovných poriadkov či rôznych ďalších dokumentov. Zákonník práce na Slovensku stojí z veľkej časti práve na strane zamestnanca, preto musí byť celá dokumentácia a každý proces v tomto ohľade bezchybný a odborne pokrytý. Mzdár totiž nemá na starosti len vyplácanie miezd a faktúr, doslova dohliada na záujmy zamestnávateľa.

 

---

 

Nájsť však človeka, ktorý dokáže držať tempo so svetom miezd nie je jednoduché. Preto, ak podobného odborníka hľadáte aj vy, obráťte sa naše oddelenie, ktoré má na starosti všetky aktivity spojené s personalistikou, mzdami a účtovníctvom. Bez ohľadu na to, aká veľká je vaša firma a koľko zamestnancov zamestnáva, dokážeme vám pripraviť balíček na mieru. Postarať sa môžeme na všetky aktivity, ktoré súvisia so mzdami, ale aj sprievodné a doplnkové aktivity. Ak máte záujem o spoluprácu alebo cenovú ponuku, kontaktovať nás môžete prostredníctvom formuláru a náš tím sa s vami čo najskôr spojí.