Účtovanie je jednou z oblastí, ktoré sa výrazne zmenili vďaka technológii. Automatizované systémy s umelou inteligenciou zefektívňujú a zrýchľujú účtovné procesy, znižujú chyby a zvyšujú presnosť. Tiež poskytujú lepší prístup k údajom a informáciám, ktoré môžu byť použité na analýzu a predikciu. V tomto blogu sa pozrieme na to, ako sa klienti aj účtovníci môžu prispôsobiť automatizácii a čo to znamená pre ich prácu a úlohu.
Ako funguje automatizovaný účtovný systém
Automatizovaný účtovný systém je online program, ktorý umožňuje klientom a účtovníkom jednoduché a pohodlné spravovanie účtovnej agendy. Klient odošle svoje doklady na e-mailovú adresu alebo z mobilnej aplikácie naskenovaný doklad priamo do systému (aplikácie/digitálnej kancelárie). Následne si z tejto adresy účtovník doklady stiahne a účtuje. Miera automatického účtovania závisí od nastavenia a práce so systémom a kvality dokladov od klienta. Automatické natiahnutie bankového výpisu sa využíva už dlhšie a veľmi to šetrí čas. Samotné spojenie a identifikácia úhrad rovnako závisia od kvality dokladov ako aj správania klientov a ich zákazníkov. Tento spôsob práce je o polovicu rýchlejší ako manuálne zapísanie dokladov.
Výhody a nevýhody automatizovaného účtovného systému
Automatizovaný účtovný systém prináša mnohé výhody pre klientov aj účtovníkov, ako napríklad:
- Jednoduchosť a pohodlie: Klient nemusí posielať papierové doklady poštou alebo osobne. Stačí ich naskenovať alebo odfotiť a poslať do systému. Poprípade poslať v dohodnutom formáte na emailovú adresu do digitálnej kancelárie. Tým sa zjednoduší a urýchli komunikácia medzi klientom a účtovníkom.
- Virtuálny archív: Klient aj účtovník majú kedykoľvek a odkiaľkoľvek prístup k dokladom v elektronickej podobe. Tým sa zabezpečí bezpečnosť, dostupnosť a udržateľnosť dokumentácie.
- Zníženie chybovosti: Systém automaticky rozpoznáva typy dokladov, čísla faktúr, sumy, DPH a ďalšie údaje. Tým sa zníži riziko ľudských chýb pri zadávaní alebo prepisovaní údajov.
- Lepšia analýza a predikcia: Systém poskytuje rôzne reporty, grafy, štatistiky a indikátory, ktoré pomáhajú klientom aj účtovníkom lepšie pochopiť a riadiť svoje financie. Tiež umožňuje využiť umelej inteligenciu na generovanie prognóz, odporúčaní a rozhodnutí.
Automatizovaný účtovný systém tiež prináša niektoré nevýhody pre klientov aj účtovníkov, ako napríklad:
- Vyššie vstupné náklady: Účtovník musí zaplatiť za používanie systému, ktorý je zvyčajne drahší ako tradičný účtovný program. Tiež musí investovať do kvalitného skenera alebo mobilného zariadenia, ktoré dokáže správne zachytiť doklady. Okrem toho musí zabezpečiť dostatočnú rýchlosť a stabilitu internetového pripojenia.
- Potreba kontroly a opravy: Systém nemusí vždy správne rozpoznať alebo vyťažiť doklady, najmä ak sú nečitateľné, poškodené alebo neštandardné. Účtovník musí preto pravidelne kontrolovať a opravovať chyby, ktoré môžu vzniknúť pri automatickom spracovaní. Tiež musí dodržiavať pravidlá účtovnej evidencie a daňových predpisov.
- Závislosť na technológii a dodávateľovi: Systém môže byť náchylný na poruchy, výpadky, útoky alebo zmeny, ktoré môžu ovplyvniť jeho dostupnosť, funkčnosť alebo bezpečnosť. Klient aj účtovník sú preto závislí na technológii a dodávateľovi systému, ktorý musí zabezpečiť jeho spoľahlivú prevádzku a podporu.
Ako sa prispôsobiť automatizácii?
Pre efektívne využívanie automatizovaného účtovného systému sa musia klienti aj účtovníci prispôsobiť niektorým zmenám,. Napríklad:
- Vzdelávať sa a zdokonaľovať sa: Musia sa naučiť používať systém, aké sú jeho funkcie, výhody a obmedzenia. Sledovať novinky, aktualizácie a inovácie v oblasti umelej inteligencie a automatizácie.
- Spolupracovať a komunikovať: Je potrebné sa dohodnúť na spoločných cieľoch, procesoch, očakávaniach a zodpovednostiach. Udržiavať otvorenú a efektívnu komunikáciu, spätnú väzbu a koordináciu medzi sebou.
- Prispôsobovať sa a akceptovať sa: Vyrovnať sa s možným strachom, odporom alebo neistotou voči systému a využiť príležitosti a výhody, ktoré im systém ponúka.
Čo to znamená pre prácu a úlohu účtovníkov?
Automatizovaný účtovný systém mení prácu a úlohu účtovníkov v digitálnej dobe. Účtovníci sa musia prispôsobiť novým procesom, nástrojom a požiadavkám. Tiež musia čeliť možnej strate zamestnanosti, zníženiu platov alebo prestupu na iné pozície. Na druhej strane, automatizovaný účtovný systém im ponúka nové príležitosti a výhody. Účtovníci sa môžu zamerať na strategické a hodnotné činnosti, ako sú analýza, predikcia, poradenstvo a partnerstvo s klientmi. Tiež sa môžu stať odborníkmi a lídrami v oblasti umelej inteligencie a automatizácie.
Ako sa rozhodnúť pre automatizovaný účtovný systém?
Automatizovaný účtovný systém nie je pre každého. Niektorí klienti aj účtovníci môžu uprednostňovať tradičný spôsob účtovania, ktorý im dáva väčšiu kontrolu, dôvernosť a osobný kontakt. Musíme to ako účtovníci rešpektovať. To, čo sa podľa môjho názoru vyhliadkovo môže stať, je, že tí klienti aj účtovníci, ktorí sa neprispôsobia novým technológiám, budú platiť viac za služby účtovníka. Rovnako ale treba povedať, že aj automatizácia je v začiatkoch, aj keď za posledné obdobie urobila veľké posuny. Ešte je priestor na zlepšovanie a to do takej miery, aby chybovosť systémov nebola tak vysoká, aktuálne až 30%. Budú klesať náklady spojené s prechodom na automatické účtovanie. Účtovníci musia byť raz tak pozornejší ako boli doteraz. Spoliehať sa na to, že systém spracuje všetko správne, je rizikom pre klienta aj účtovníka.
Zhrnutie
Automatizovaný účtovný systém je jednou z možností, ako účtovať v digitálnej dobe. Tento systém prináša mnohé výhody, ale aj niektoré nevýhody a výzvy pre klientov aj účtovníkov. Aby ho mohli efektívne využiť, musia sa vzdelávať, prispôsobovať a spolupracovať s technológiou. Tento systém nie je konkurenciou, ale partnerom pre účtovníkov v digitálnej dobe.